Το Ecali Club, ως διοργανωτής του αγώνα Ecali Run δεσμεύεται και μεριμνά για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, σύμφωνα με τις επιταγές του υφιστάμενου εθνικού και ευρωπαϊκού νομοθετικού πλαισίου για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και ειδικότερα, του Γενικού Κανονισμού 679/2016 (ΕΕ) «για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» (εφεξής «Γενικός Κανονισμός»).
Το Ecali Club είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων του κάθε εγγεγραμμένου-συμμετέχοντα του αγώνα Ecali Run. Κάθε εγγεγραμμένος-συμμετέχων στον αγώνα με τη συμμετοχή του δηλώνει και αναγνωρίζει ότι είναι ενήμερος για τα κάτωθι:
1. Τί δεδομένα συλλέγουμε
Το Ecali Club επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα με απόλυτη διαφάνεια και σύμφωνα με τις αρχές της νομιμότητας, της αναλογικότητας, της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας, του περιορισμού του σκοπού και της ακρίβειας, του συγκεκριμένου χρόνου διατήρησης των δεδομένων και της ελαχιστοποίησης των δεδομένων.
Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε, είναι τα απολύτως αναγκαία, απαραίτητα και κατάλληλα για την επίτευξη των επιδιωκόμενων σκοπών μας, όπως αυτοί αναλύονται κατωτέρω και είναι τα ακόλουθα:
• Ονοματεπώνυμο
• Ημερομηνία Γέννησης
• Εθνικότητα
• Φύλο
• Αριθμός Τηλεφώνου
• Ηλεκτρονική διεύθυνση (email)
• Μέγεθος t-shirt (υποχρεωτικό πεδίο μόνο για όσους επιλέγουν το πλήρες πακέτο)
• Σύλλογος/Ομάδα (προαιρετικό πεδίο)
Σας ενημερώνουμε ότι ο αγώνας είναι ανοικτός στο κοινό και θα διεξαχθεί σε δημόσιους χώρους. Κατά την διάρκεια της διοργάνωσης θα ληφθεί οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες και βίντεο) των αγώνων τα οποία θα χρησιμοποιηθούν για την προβολή και την προώθηση της διοργάνωσης στα ΜΜΕ, στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και το διαδίκτυο. Δεν είναι εφικτή τεχνικά η κάλυψη των αγώνων χωρίς την παρουσίαση ή με την επιλεκτική απόκρυψη των συμμετεχόντων, οπότε κάθε συμμετέχων ενημερώνεται με την εγγραφή του για την πιθανότητα να εμφανίζεται σε αυτό το οπτικοακουστικό υλικό.
Σας ενημερώνουμε ότι το Ecali Club δεν συλλέγει, ούτε απαιτεί την κοινοποίηση ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων (δεδομένα ειδικής κατηγορίας) για τις ανάγκες της συγκεκριμένης διοργάνωσης.
2. Πως συλλέγουμε τα προσωπικά δεδομένα
Οι διοργανωτές του Ecali Run συλλέγουν τα εν λόγω προσωπικά δεδομένα απευθείας από εσάς, τους συμμετέχοντες, με την συμπλήρωση των στοιχείων σας κατά την υποβολή της αίτησης συμμετοχής είτε εγγράφως είτε μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας εγγραφών https://www.myrace.gr/.
3. Σκοπός Επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων
Χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα με σκοπό την εξυπηρέτηση της αίτησης σας συμμετοχής και την εν γένει διαχείριση της μεταξύ μας σχέσης, ως διοργανωτής και ως συμμετέχων, για τις ανάγκες της συγκεκριμένης διοργάνωσης του αγώνα Ecali Run και συγκεκριμένα για την ταυτοποίηση των πληρωμών, την ενημέρωσή σας σχετικά με τους όρους διεξαγωγής του αγώνα, τον αριθμό συμμετοχής σας και την εισαγωγή των στοιχείων σας στο σύστημα ηλεκτρονικής χρονομέτρησης για τον υπολογισμό των αποτελεσμάτων σύμφωνα με τους όρους της προκήρυξης του αγώνα.
Επίσης χρησιμοποιούμε τη διοργάνωση και το οπτικοακουστικό υλικό των αγώνων για την προβολή των αγώνων και του Ecali Club στα ΜΜΕ και το διαδίκτυο.
4. Νόμιμη βάση επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων – Επικαιροποίηση
Η νόμιμη βάση επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων ανά περίπτωση μπορεί να είναι:
α. Εκτέλεση Σύμβασης: Προκειμένου να επιτευχθούν οι σκοποί της παρούσας σύμβασης δηλαδή να μπορεί ο κάθε ενδιαφερόμενος να ολοκληρώνει την εγγραφή του και να μπορέσει να λάβει μέρος στον αγώνα Ecali Run σύμφωνα με τους ανωτέρω αναφερομένους σκοπούς (ταυτοποίηση καταβολής, ενημέρωσή σχετικά με τους όρους διεξαγωγής του αγώνα, τον αριθμό συμμετοχής και την εισαγωγή των προσωπικών στοιχείων στο σύστημα ηλεκτρονικής χρονομέτρησης για τον υπολογισμό των αποτελεσμάτων σύμφωνα με τους όρους της προκήρυξης του αγώνα).
β. Έννομα συμφέροντα: Κάποιας μορφής επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση της ορθής και ασφαλούς διεξαγωγής της διοργάνωσης Ecali Run, τον εντοπισμό προσπάθειας απάτης ή κακής χρήσης από κάποιον συμμετέχοντα, την κοινοποίηση της ιδιότητας του Ecali Club ως διοργανωτή καθώς επίσης και για τη διαφύλαξη των έννομων συμφερόντων του Ecali Club.
5. Αποδέκτες δεδομένων
Για τα δεδομένα που είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση καθενός από τους ανωτέρω σκοπούς επεξεργασίας και στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων κάθε αποδέκτη, οι αποδέκτες των δεδομένων των συμμετεχόντων στον αγώνα Ecali Run δύνανται να είναι:
i. Οι αρμόδιοι εργαζόμενοι του Ecali Club.
ii. Οι φορολογικές ή ελεγκτικές αρχές σε περίπτωση σχετικού ελέγχου
iii. Η εταιρεία με την επωνυμία «ΝΙΚΟΣ ΠΟΛΙΑΣ ΕΤΕΡΟΡΡΥΘΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και τον διακριτικό τίτλο «ALL ABOUT RUNNING», η οποία έχει αναλάβει την τεχνική υποστήριξη του αγώνα καθώς και τη διαχείριση ηλεκτρονικών και χειρόγραφων εγγραφών, τη διαχείριση της διαδικασίας είσπραξης των χρημάτων και ταυτοποίησης πληρωμών-δηλώσεων συμμετοχής, την αποστολή email επιβεβαίωσης της εγγραφής και ενημέρωσης σχετικά με πληροφορίες για τον αγώνα (π.χ. αριθμός συμμετοχής), την επίλυση διαδικαστικών προβλημάτων και όσων θεμάτων σχετίζονται με την διεξαγωγή του αγώνα.
Κατά την καταχώριση, πρόσβαση ή/και επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των συμμετεχόντων οι εργαζόμενοι αλλά και οι συνεργάτες του Ecali Club συμμορφώνονται πλήρως με τις διατάξεις του Ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού 2016/679 (ΓΚΠΔ) για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων καθώς και με την ισχύουσα ελληνική νομοθεσία και νομολογία σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων. Το Ecali Club απαιτεί από εργαζόμενους καθώς και τους τρίτους συνεργάτες της να λαμβάνουν όλα τα αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (συμπεριλαμβανομένων των κατάλληλων πολιτικών και διαδικασιών ώστε να αποτρέπουν την αποκάλυψη των προσωπικών δεδομένων των επισκεπτών/εγγεγραμμένων χρηστών-πελατών της που επεξεργάζονται και διαθέτουν και εφαρμόζουν διαδικασίες διαχείρισης και επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων κατά τρόπο που είναι σύννομος και τα προστατεύουν σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ.
6. Χρόνος διατήρησης των προσωπικών δεδομένων
Το Ecali Club θα διατηρεί και επεξεργάζεται τα δεδομένα σας για χρονικό διάστημα τριάντα (30) ημερών από την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης διοργάνωσης.
Παρόλα αυτά κάποια αναγκαία προσωπικά δεδομένα που αφορούν τις συναλλακτικές σας σχέσεις με το Ecali Club καθώς και την ενημέρωση, συγκατάθεση και άρση της συγκατάθεσής σας ( όπου αυτή υφίσταται) για την επεξεργασία των δεδομένων σας, δύνανται να παραμένουν ως πληροφορίες για τον εκάστοτε εγγεγραμμένο συμμετέχοντα προς διασφάλιση της απόδειξης της νομιμότητας της επεξεργασίας των δεδομένων του από το Ecali Club και την διασφάλιση των έννομων αξιώσεων των μερών.
7. Δικαιώματα σας σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων
Ως συμμετέχων έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:
α. να αποκτήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα που έχουμε αποθηκεύσει ανά πάσα στιγμή, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και χωρίς οποιαδήποτε χρέωση, εκτός αν το αίτημα σας είναι επαναλαμβανόμενο και καταχρηστικό. Ενδέχεται να ζητήσουμε αποδεικτικό της ταυτότητάς σας πριν σας δώσουμε αυτά τα δεδομένα.
β. να αιτηθείτε τη διόρθωση – επικαιροποίηση των στοιχείων σας και το Ecali Club θα προβεί στην διόρθωσή τους.
γ. να αιτηθείτε τη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων και το Ecali Club θα προβεί στην άμεση διαγραφή τους. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις που οι ισχύουσες νομικές και φορολογικές υποχρεώσεις απαιτούν την υποχρεωτική διατήρηση δεδομένων, ενδέχεται να απαγορεύεται η διαγραφή των δεδομένων σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα σας εξηγήσουμε τον λόγο για τον οποίο δεν μπορούμε να διαγράψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα και για πόσο διάστημα.
δ. να αιτηθείτε την παύση επεξεργασίας από το Ecali Club των προσωπικών σας δεδομένων. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό, θα σας εξηγήσουμε τον λόγο για τον οποίο δεν μπορούμε να παύσουμε την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας.
ε. να αιτηθείτε τον περιορισμό της επεξεργασίας από το Ecali Club των προσωπικών σας δεδομένων. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό, θα σας εξηγήσουμε τον λόγο για τον οποίο δεν μπορούμε να περιορίσουμε την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας.
στ. να αιτηθείτε τη διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων σε άλλο φορέα/οργανισμό στο μορφότυπο που θα υποδειχθεί από την αρμόδια εποπτική αρχή.
ζ. να υποβάλλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, www.dpa.gr, Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα) εφόσον δεν είστε ικανοποιημένοι από τον τρόπο που επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα και την απάντηση στα αιτήματα σας.
Το Ecali Club θα καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια να απαντήσει στο αίτημά/στα αιτήματά σας εντός τριάντα (30) ημερών, από την υποβολή του σχετικού αιτήματος ή αιτημάτων. Η εν λόγω προθεσμία δύναται να παραταθεί για εξήντα (60) επιπλέον ημέρες εφόσον αυτό κριθεί αναγκαίο κατά την απόλυτη κρίση του Ecali Club λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα του αιτήματος και του αριθμού των αιτημάτων, μετά από σχετική εμπρόθεσμη ενημέρωσή σας.
8. Τεχνικά και Οργανωτικά μέτρα προστασίας:
Το Ecali Club καθώς και οι εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό του εφαρμόζουν τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την, κατά το δυνατό, καλύτερη προστασία των προσωπικών δεδομένων ενάντια σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή ή απώλεια, αλλοίωση, παράνομη γνωστοποίηση ή πρόσβαση σε αυτά και γενικά την παράνομη επεξεργασία τους (συμπεριλαμβανομένης της εξ αποστάσεως πρόσβαση) όπως και για την διασφάλιση της δυνατότητας αποκατάστασης της διαθεσιμότητας και της πρόσβασης σε αυτά. Αυτά τα μέτρα στόχο έχουν να διασφαλίζουν ένα επίπεδο ασφαλείας που ανταποκρίνεται στον κίνδυνο που μπορεί να διατρέξουν τα συγκεκριμένα δεδομένα, λαμβάνοντας πάντα υπόψη το είδος και την κρισιμότητα των δεδομένων, την εξέλιξη της τεχνολογίας, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς κάθε συγκεκριμένης επεξεργασίας, εφαρμόζοντας παράλληλα διαδικασίες για την τακτική δοκιμή, εκτίμηση και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των τεχνικών και των οργανωτικών αυτών μέτρων. Σε κάθε περίπτωση το Ecali Club και οι εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό του δεσμεύονται να διατηρούν το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων των μελών και να μην τα κοινοποιούν ή επιτρέπουν την πρόσβαση σε αυτά σε οποιοδήποτε τρίτο μέρος και για σκοπό άλλο από αυτό που δηλώνεται ανωτέρω χωρίς την προηγούμενη ενημέρωση ή συγκατάθεση του μέλους εκτός από τις περιπτώσεις που ρητά προβλέπονται από τον νόμο.
